Comment fonctionne le paiement de vos clients

Une question revient souvent chez les nouveaux utilisateurs : quand un client paie une facture générée sur Defax, où va l'argent ? La réponse est simple : directement chez vous, jamais chez Defax.

Un seul flux d'argent entre vous et Defax : votre abonnement

Defax facture une seule chose, votre abonnement mensuel (Solo ou Équipe), et éventuellement l'option Rendez-vous en ligne si vous l'avez activée. Tout ce que vos propres clients vous paient pour vos prestations ne transite jamais par Defax : ce n'est pas notre rôle, et ça ne le sera jamais.

Votre lien de paiement personnel, renseigné une fois

Dans l'onglet Paramètres, un champ "Lien de paiement" vous permet de renseigner votre propre moyen d'encaissement : un lien PayPal, un lien Stripe personnel, ou tout autre lien de paiement que vous utilisez déjà. Une seule fois, comme le reste de vos informations d'entreprise.

Ce lien est joint automatiquement à vos factures et vos rendez-vous

Dès qu'une facture est générée, ou qu'un rendez-vous est marqué terminé, votre lien de paiement (si vous l'avez renseigné) est copié dessus. Le client le retrouve directement sur la facture, ou dans le message que vous lui envoyez par WhatsApp ou par email.

Marquer une facture ou un rendez-vous comme payé

Comme Defax ne traite jamais le paiement lui-même, il ne peut pas savoir automatiquement quand l'argent est arrivé sur votre compte. Une fois le règlement reçu, un bouton "Marquer comme payée" (pour une facture) ou "Marquer payé" (pour un rendez-vous) met à jour le statut dans votre espace, en quelques secondes.

Pourquoi Defax fonctionne ainsi

Faire transiter l'argent de vos clients par un tiers ajoute de la complexité, des délais de reversement et des frais, sans réel bénéfice pour vous. En gardant votre propre moyen de paiement, l'argent arrive directement sur votre compte, sans intermédiaire, et sans que Defax n'ait jamais accès à vos flux financiers.

Ce que ça change en termes de réglementation

Un service qui encaisse l'argent de tiers pour le reverser ensuite relève du statut d'établissement de paiement, encadré par une réglementation bancaire stricte (agrément ACPR, conformité DSP2). En ne touchant jamais aux fonds de vos clients, Defax reste un simple outil de gestion documentaire, ce qui simplifie son propre fonctionnement et évite de faire porter cette complexité réglementaire sur ses utilisateurs.

Quels liens de paiement utiliser

N'importe quel lien de paiement que vous utilisez déjà fonctionne : un lien Stripe personnel, un lien PayPal.me, un lien de paiement fourni par votre banque, ou même un simple IBAN communiqué pour un virement. Le choix dépend de vos habitudes et de ce que vos clients trouvent le plus simple à utiliser, Defax se contentant de transmettre l'information plutôt que d'imposer un prestataire particulier.

Le cas d'un client qui préfère payer par chèque ou en espèces

Rien n'empêche un client de régler par chèque ou en espèces plutôt que via un lien de paiement en ligne : dans ce cas, le lien de paiement figure quand même sur la facture à titre d'option, mais vous marquez simplement la facture comme payée une fois le règlement reçu par le moyen choisi par le client, sans que cela change le fonctionnement du suivi dans Defax.

Un exemple concret du parcours complet

Un peintre termine un chantier de rénovation facturé 1 800€. Il clique sur "Marquer terminé" dans son espace Defax : la facture se génère automatiquement avec son lien PayPal personnel déjà intégré, et part au client par email. Le client clique sur le lien, règle directement sur le compte PayPal du peintre, qui reçoit une notification de paiement de PayPal lui-même, pas de Defax. Il retourne ensuite dans son espace Defax et clique sur "Marquer comme payée" pour clore le dossier.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si on ne renseigne aucun lien de paiement ? La facture se génère normalement, sans lien de paiement joint ; le client règle alors par le moyen que vous lui indiquez séparément (virement, chèque), et vous marquez la facture comme payée une fois réglée.

Defax prélève-t-il une commission sur les paiements de mes clients ? Non, puisque l'argent ne transite jamais par Defax, aucune commission n'est prélevée sur vos encaissements clients. Le seul montant facturé par Defax est votre abonnement mensuel.

Peut-on changer de lien de paiement en cours de route ? Oui, à tout moment depuis l'onglet Paramètres ; le nouveau lien s'applique automatiquement à toutes les factures générées après la modification, sans affecter les documents déjà émis.

Renseigner votre lien de paiement dans vos paramètres prend une minute, et s'applique automatiquement à toutes vos prochaines factures.